Lohn · Digitale Lohnakte

Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Meldungs-Nachweise — revisionssicher.

Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, DEÜV-Nachweise, Arbeitsverträge und Behörden-Bescheide GoBD-konform archivieren — unveränderlich, jederzeit abrufbar, prüfungsbereit.

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seit 2021 · 47 Dokumente

Lohnakte · Sandra Becker

KI aktiv

Lohnabrechnungen
42 Monate · revisionssicher
GoBD
LStBescheinigung 2024
elektronisch + PDF
fertig
DEÜV-Bestätigungen
5 Meldungen
archiviert
Vertrag + Zusätze
3 Versionen
Akte

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wer, was, wann

6 / 10 Jahre

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für SV- / LSt-Prüfung

Was in der Lohnakte landet

Alle relevanten Lohn-Dokumente — strukturiert.

Lohnabrechnungen

Pro Monat als PDF im Originalformat — unveränderlich. Aufbewahrungsfrist 6 Jahre.

Lohnsteuerbescheinigung

Jährlich pro Mitarbeiter:in — elektronisch ans FA übermittelt + PDF für Mitarbeitende.

DEÜV-Nachweise

Anmelde-, Abmelde-, Jahres- und Unterbrechungsmeldungen — Eingangsbestätigungen der KK.

BG-Bescheide & Lohnnachweise

UV-Beitragsbescheide, Mitgliedernachweis, jährlicher Lohnnachweis.

Arbeitsverträge & Zusätze

Vertragsversionen, Änderungsschreiben, Zusatzvereinbarungen, Zeugnisse.

E-AU & Bescheide

Krankschreibungen, U1/U2-Erstattungen, BG-Unfallbescheide.

Aufbewahrungsfristen

Wer löscht wann — gesetzlich.

Lohnabrechnungen · 6 Jahre
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist (§ 41 EStG, § 147 AO). Nach Ablauf automatisch zur Löschung markiert.
Lohnkonten · 6 Jahre
Mit Lohnsteuer- und SV-Beträgen — bis Ende des sechsten Kalenderjahres nach letzter Eintragung.
Personalakten · 10 Jahre nach Austritt
Empfehlung für Verträge und Zusätze (handelsrechtlich + steuerrechtlich begründbar).
Bescheinigungen für Mitarbeitende · dauerhaft
Lohnsteuerbescheinigungen werden auf Mitarbeiter-Wunsch dauerhaft im Arbeitnehmerportal vorgehalten.

Abschluss-Checkliste Q1 2026

3 OK21

50 %

Bank abgestimmtAlle Konten geprüft

Belege vollständig3 Belege fehlen noch

Prüfen

Anlagen geprüftJahres-AfA ausstehend

Offen

Rückfragen geklärt2 offene Kommentare

Prüfen

SuSa abgestimmtQ1 vollständig

Export vorbereitetDATEV-Export bereit

FAQ

Häufige Fragen

Originaldokumente werden unveränderlich abgelegt, jede Statusänderung hat einen Audit-Eintrag (Nutzer, Zeitstempel, Vorzustand). Bei einer Lohnsteuer- oder SV-Prüfung legst du den Audit-Trail vor — nicht Erklärungen.

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